POLITIQUE DES DOSSIERS PUBLICS POUR la ville de Sevierville, TN

Conformément au Tenn. Code Ann. § 10-7-503(g), la politique suivante en matière d'archives publiques pour la ville de Sevierville, TN, est adoptée par le conseil des maires et des échevins afin de fournir un accès économique et efficace aux archives publiques, comme le prévoit la loi sur les archives publiques du Tennessee ( « TPRA ») au Tennessee Code Ann. § 10-7-501, et suiv.

La TPRA prévoit que tous les registres de l'État, du comté et de la municipalité doivent, à tout moment pendant les heures de bureau, être ouverts à une inspection personnelle par tout citoyen de cet État, et que les responsables des registres ne doivent pas refuser ce droit d'inspection à un citoyen, à moins que autrement prévu par la loi de l’État. Voir Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(2)(A). En conséquence, les archives publiques de la ville de Sevierville, Tennessee, sont présumées être ouvertes à l'inspection, sauf disposition contraire de la loi.

Le personnel de la ville de Sevierville, TN doit fournir en temps opportun et efficacement un accès et une assistance aux personnes demandant à consulter ou à recevoir des copies des archives publiques. Aucune disposition de la présente politique ne doit être utilisée pour entraver l’accès aux dossiers publics. Cependant, l'intégrité et l'organisation des archives publiques, ainsi que le fonctionnement efficace et sûr de la ville de Sevierville, TN, doivent être protégés conformément à la loi en vigueur. Les préoccupations concernant cette politique doivent être adressées au coordonnateur des demandes de documents publics de la ville de Sevierville, Tennessee ou au Tennessee Office of Open Records Counsel (« OORC »).

Cette politique peut être consultée et dupliquée au bureau de l'administrateur municipal. De plus, cette politique est publiée en ligne sur www.seviervilletn.org. Cette politique sera révisée au besoin.

Cette politique doit être appliquée de manière cohérente dans les différents bureaux, départements et/ou divisions de la ville de Sevierville, Tennessee.

I. Définitions :

A. Dépositaire des documents : le bureau, le fonctionnaire ou l'employé légalement responsable de la garde directe et du soin d'un dossier public. Voir Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(C). Le dépositaire des documents n'est pas nécessairement le préparateur ou le destinataire original du document.

B. Archives publiques : tous les documents, papiers, lettres, cartes, livres, photographies, microfilms, fichiers et résultats de traitement électronique des données, films, enregistrements sonores ou autre matériel, quelle que soit leur forme ou leurs caractéristiques physiques, réalisés ou reçus conformément à la loi ou ordonnance ou dans le cadre de transactions commerciales officielles par toute agence gouvernementale. Voir Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Coordonnateur des demandes de documents publics : la ou les personnes désignées dans la section III, A.3 de la présente politique qui ont, ou ont, la responsabilité de garantir que les demandes de documents publics sont acheminées vers le dépositaire des documents approprié et sont traitées conformément aux la TPRA. Voir Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(B). Le coordonnateur des demandes de documents publics peut également être un dépositaire des documents.

D. Demandeur : Une personne cherchant à accéder à un dossier public, que ce soit à des fins d'inspection ou de duplication.

II. Demander l'accès aux documents publics

A. Les demandes de dossiers publics doivent être adressées au coordonnateur des demandes de dossiers publics (« PRRC ») ou à son représentant ou via une soumission en ligne afin de garantir que les demandes de dossiers publics sont acheminées vers le dépositaire des documents approprié et traitées en temps opportun.

B. Il ne peut pas être exigé que les demandes d'inspection uniquement soient faites par écrit. Le PRRC demandera une adresse postale ou électronique au demandeur pour fournir toute communication écrite requise en vertu de la TPRA.

C. Les demandes d'inspection peuvent être faites oralement ou par écrit sur le formulaire A à la ville de Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, ou à la ville de Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd. ., Sevierville, TN 37862, ou par téléphone au 865-868-1695, ou par e-mail à cette adresse e-mail qui est protégée du spam. Vous devez activer JavaScript pour la voir., ou en ligne sur www.seviervilletn.org.

D. Les demandes de copies, ou les demandes d'inspection et de copies, doivent être faites par écrit sur le formulaire A en personne ou par courrier à la ville de Sevierville, hôtel de ville du TN, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, ou à la ville. de Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, ou par téléphone au 865-868-1695, ou par e-mail à cette adresse e-mail qui est protégée du spam. Vous devez activer JavaScript pour la voir., ou en ligne sur www.seviervilletn.org.

E. Une preuve de citoyenneté du Tennessee par la présentation d'un permis de conduire valide du Tennessee ou d'une autre forme de pièce d'identité acceptable est requise comme condition pour inspecter ou recevoir des copies des dossiers publics.

III. Répondre aux demandes de documents publics

A. Coordonnateur des demandes de dossiers publics

1. Le PRRC examinera les demandes de dossiers publics et prendra une première décision sur les éléments suivants :

un. Si le demandeur a fourni une preuve de citoyenneté du Tennessee ;

b. Si les documents demandés sont décrits avec suffisamment de précision pour les identifier ; et

c. Si la ville de Sevierville, TN est le dépositaire des dossiers.

2. Le PRRC accuse réception de la demande et prend l’une des mesures appropriées suivantes :

un. Informer le demandeur de la présente politique et des choix effectués concernant :

je. Preuve de citoyenneté du Tennessee ;

ii. Formulaire(s) requis pour les copies ;

iii. Frais (et seuil de main-d'œuvre et dérogations, le cas échéant) ; et

iv. Agrégation de demandes multiples ou fréquentes.

b. Le cas échéant, refusez la demande par écrit, en fournissant le motif approprié, tel que l'un des suivants :

je. Le demandeur n'est pas, ou n'a pas présenté la preuve qu'il est un citoyen du Tennessee ;

ii. La demande manque de spécificité ;

iii. Une exemption rend le dossier non soumis à la divulgation en vertu de la TPRA ;

iv. La ville de Sevierville, Tennessee, n'est pas la gardienne des dossiers demandés ; ou

v. Les dossiers n'existent pas.

c. Le cas échéant, contactez le demandeur pour voir si la demande peut être restreinte.

d. Envoyez la demande de documents au dépositaire des documents approprié dans la ville de Sevierville, Tennessee.

3. Le PRRC désigné est :

un. Ville de Sevierville, agent d'information publique du Tennessee.

b. Coordonnées : Ville de Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, par téléphone au 865-868-1695 ou par courrier électronique à cette adresse e-mail qui est protégée du spam. Vous devez activer JavaScript pour la voir..
 

B. Dépositaire des dossiers

1. Dès réception d'une demande de documents publics, un dépositaire de documents doit rapidement rendre disponibles les documents publics demandés conformément au Tenn. Code Ann. § 10-7-503. Si le dépositaire des documents n'est pas certain qu'une exemption applicable s'applique, il peut consulter le PRRC, un avocat ou l'OORC.

2. S'il n'est pas possible de fournir rapidement les documents demandés car un délai supplémentaire est nécessaire pour déterminer si les documents demandés existent ; pour rechercher, récupérer ou accéder de toute autre manière aux enregistrements ; pour déterminer si les dossiers sont ouverts ; expurger les dossiers ; ou pour d'autres raisons similaires, alors un dépositaire des documents doit, dans les sept (7) jours ouvrables suivant la réception de la demande par le dépositaire des documents, envoyer au demandeur un formulaire de réponse à la demande de documents publics dûment rempli qui est joint en tant que formulaire B, sur la base du formulaire développé. par l'OORC.

3. Si un dépositaire de documents refuse une demande de documents publics, il doit refuser la demande par écrit comme prévu à la section III.A.2.b et peut utiliser le formulaire B de réponse à une demande de documents publics.

4. Si un dépositaire de documents détermine raisonnablement que la production de documents doit être segmentée parce que la demande de documents concerne un grand volume de documents, ou qu'un temps supplémentaire est nécessaire pour préparer les documents en vue de leur accès, le dépositaire de documents doit utiliser le formulaire B de réponse à la demande de documents publics. informer le demandeur que la production des documents se fera par segments et qu'un calendrier de production des documents sera fourni aussi rapidement que possible. Le cas échéant, le dépositaire des documents doit contacter le demandeur pour voir si la demande peut être restreinte.

5. Si un dépositaire de documents découvre que des documents répondant à une demande de documents ont été omis, il doit contacter le demandeur au sujet de l'omission et produire les documents le plus rapidement possible.

C. Rédaction

1. Si un dossier contient des informations confidentielles ou des informations qui ne sont pas accessibles au public, le dépositaire des documents doit préparer une copie expurgée avant d'en accorder l'accès. Si des questions se posent concernant la caviardage, le dépositaire des dossiers doit se coordonner avec l'avocat ou d'autres parties appropriées concernant l'examen et la caviardage des dossiers. Le dépositaire des dossiers et le PRRC peuvent également consulter l'OORC.

2. Chaque fois qu'un dossier expurgé est fourni, un dépositaire des documents doit fournir au demandeur la base de l'expurgation. La base invoquée pour la rédaction doit être de nature générale et ne pas divulguer d'informations confidentielles.

IV. Inspection des dossiers

R. Il n'y aura aucun frais pour l'inspection des archives publiques.

B. L'emplacement d'inspection des dossiers dans les bureaux de la ville de Sevierville, TN sera déterminé soit par le PRRC, soit par le dépositaire des dossiers.

C. Lorsqu'il existe une base raisonnable, le PRRC ou un dépositaire des dossiers peut exiger un rendez-vous pour une inspection.

V. Copies des dossiers

A. Un dépositaire de documents doit répondre rapidement à une demande de copies de documents publics de la manière la plus économique et la plus efficace possible.

B. Des exemplaires seront disponibles pour retrait dans un bureau officiel désigné de la ville de Sevierville, Tennessee.

C. Après paiement des frais et des frais de port, les copies seront livrées à l'adresse du domicile du demandeur par le service postal des États-Unis.

D. Un demandeur ne sera pas autorisé à faire des copies de dossiers avec un équipement personnel autre que des caméras portatives, y compris les caméras de téléphones portables. Les demandeurs peuvent acheter des périphériques de stockage auprès de la ville de Sevierville, Tennessee, sur lesquels les dossiers seront téléchargés.

VI. Frais et charges et procédures de facturation et de paiement

Les frais et redevances pour les copies de documents publics ne doivent pas être utilisés pour entraver l’accès aux documents publics.    

A. Les dépositaires de documents doivent fournir aux demandeurs une estimation détaillée des frais avant de produire des copies des documents et peuvent exiger le paiement anticipé de ces frais avant de produire les documents demandés.

B. Aucun frais ne sera facturé pour les demandes courantes de copies de petits documents facilement accessibles par le personnel de la Ville, tels que les ordres du jour des réunions publiques et les procès-verbaux approuvés, les avis publics, les rapports d'accident, les rapports d'arrestation et les rapports d'incident. Dans les autres cas où les frais de copies et de main d'œuvre ne dépassent pas 50.00 $, les frais peuvent être annulés. Les demandes de dispense pour les frais supérieurs à 50.00 $ doivent être présentées à l'administrateur municipal, qui est autorisé à déterminer si une telle dispense est dans le meilleur intérêt de la Ville de Sevierville et pour le bien public. Les frais associés aux demandes de dossiers agrégés ne seront pas supprimés.

C. Les frais et charges pour les copies sont les suivants :

1. 0.15 $ par page pour les copies noir et blanc de format lettre et légal.

2. 0.50 $ par page pour les copies couleur aux formats lettre et légal, lorsque disponibles.

3. Le coût réel de tout autre support sur lequel un document/une information est produit.

4. Travail lorsque la durée dépasse une heure.

5. Si un fournisseur externe est utilisé, les coûts réels évalués par le fournisseur.

D. Le paiement peut être effectué en espèces, par chèque personnel ou par carte de crédit et présenté au gardien des dossiers approprié. Tous les paiements par carte de crédit incluront les frais de traitement par carte de crédit.

E. Un paiement préalable à la compilation des dossiers demandés sera exigé lorsque les coûts sont estimés à plus de 50.00 $.

F. Regroupement de demandes fréquentes et multiples

1. La Ville de Sevierville regroupera les demandes de dossiers conformément à la politique de demandes fréquentes et multiples promulguée par l'OORC lorsque plus de quatre demandes sont reçues au cours d'un mois civil (soit d'une seule personne, soit d'un groupe de personnes réputées travailler de concert). .

2. Si plus de quatre demandes sont reçues au cours d'un mois civil :

un. Les demandes de dossiers seront regroupées au niveau du PRRC.

b. Le PRRC est chargé de déterminer qu’un groupe d’individus travaillent de concert. Le PRRC ou le dépositaire des dossiers informera les personnes qu'elles ont été considérées comme travaillant de concert et qu'elles ont le droit de faire appel de la décision auprès de l'OORC.

Les demandes portant sur des éléments régulièrement publiés et facilement accessibles sont exemptés de la section VI.F. Ces dossiers comprennent, sans toutefois s'y limiter : les ordres du jour des réunions publiques et les procès-verbaux approuvés, les avis publics, les rapports d'accident, les rapports d'arrestation et les rapports d'incident.